LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI DEI PUNTI DI VENDITA DI COMMERCIANTI INDIPENDENTI ASSOCIATI SOC. COOP.
VELOCITĂ€ E ACCURATEZZA NELLA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE FORNITORI
Commerciati Indipendenti Associati (la cooperativa Conad operante in Romagna, Marche, Veneto, Friuli) ha trovato efficienza nella registrazione automatica delle fatture fornitori dei punti di vendita, grazie all’adozione della soluzione di digital invoice automation DIA, potenziando e semplificando notevolmente i processi di servizio erogati dalla società del gruppo preposta C.C.S. La società che offre servizi di supporto amministrativo agli associati della Cooperativa, tratta annualmente migliaia di fatture che pervengono ai punti vendita nelle più svariate forme e canali di recapito.
- Azienda: Commercianti Indipendenti Associati
- Settore: Grande Distribuzione Organizzazione
- Sede: Forli'
- Processo: DIA
I NUMERI
- 1,6 miliardi di euro di fatturato
- 222 punti vendita
- 6854 dipendenti
- 90000 fatture/anno
- 5000 fornitori di servizi
- 5 piattaforme logistiche
PRIMA
Il processo tradizionale di C.C.S. prevedeva il trattamento manuale dei singoli documenti, fossero in formato PDF o cartaceo, la successiva imputazione dei dati generali della fattura in contabilitĂ e la registrazione delle contropartite contabili. Questo tipo di gestione comportava un onere significativo in termini di tempo e di occupazione di risorse, oltre alla possibilitĂ di commettere errori non facilmente riscontrabili.
DOPO
Il processo ora prevede che tutte le fatture in arrivo nei singoli punti vendita vengano gestite in formato PDF, quelle che arrivano in formato cartaceo vengono scansionate in punto vendita e inviate automaticamente al centro servizi. Le fatture dei fornitori validati vengono interpretate da un motore di riconoscimento semantico e OCR integrato nella piattaforma Open Business di Di.Tech; i dati contabili rilevanti, “estratti” dal documento digitalizzato, vengono passati a DIA che, attraverso un sistema tabellare, predispone una registrazione contabile completa di dati di testata e di riga. All’utente è richiesto un solo intervento sulle eventuali registrazioni con più contropartite (registrazioni semi-automatiche) e un lavoro di monitoraggio e controllo qualitativo dei dati amministrativi. In questo modo il flusso operativo è molto più snello e genera meno errori.
SOFTWARE DIA
FUNZIONALITĂ€
- Automazione dell’acquisizione delle fatture di servizio
- Monitoraggio dello stato di lavorazione del documento digitale
- Produzione automatica o semi/automatica della registrazione contabile
- Verifica intermedia prima della contabilizzazione
VANTAGGI
- Maggior velocitĂ nel processo di contabilizzazione delle fatture
- Diminuzione degli errori di imputazione contabile
- Monitoraggio work flow delle fatture
- CompatibilitĂ con il sistema di fatturazione elettronica dello SDI
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