e-bill tracking è il servizio cloud centralizzato DiTech che permette la gestione dell’inoltro e della ricezione delle fatture elettroniche in formato XML. Fa parte della suite Open Business e facilita l’integrazione, il controllo e la verifica dei flussi in ingresso e in uscita dall’impresa.
A COSA SERVE
e-bill tracking si propone come intermediario certificato nei confronti del Sistema Di Interscambio (SDI) per velocizzare e gestire le operazioni di invio delle fatture elettroniche
In particolare si occupa di:
- Acquisire dal sistema emittente la fattura, sia in formato XML-PA che in altri formati proprietari (per
esempio scontrini fiscali delle barriere cassa, scontrini pompe di benzina, formati propri del gestionale,
…); - Eventualmente tradurre la fattura emessa dal formato originale al formato XML-PA;
- Applicare controlli formali della fattura elettronica prima dell’invio;
- Inoltrare le fatture allo SDI e monitorare la sua validazione;
- Notificare al sistema emittente, secondo i protocolli concordati, l’esito di recapito ricevuto dallo SDI per
le operazioni di contabilizzazione; - Inoltrare le fatture attive accettate dallo SDI ai sistemi documentali e di conservazione nel formato XMLPA
completi di eventuali allegati.
e-bill tracking gestisce anche i flussi in ricezione delle fatture provenienti dallo SDI.
In particolare si occupa di:
- Ricevere le fatture dallo SDI;
- Controllare ed armonizzare il flusso XML-PA con il flusso EDI;
- Controllare ed armonizzare il flusso XML-PA con altri flussi rilevanti (ad esempio rifatturazione);
- Gestire gli allegati in arrivo (estrazione allegati) e in uscita (conversione e incapsulamento);
- Mettere a disposizione dei sistemi contabili riceventi, secondo i protocolli concordati, le fatture ricevute
per la registrazione; - Fornire un monitor di controllo e relativi alert configurabili per tutti i documenti transati (fatture attive,
fatture passive, allegati, flussi complementari), per assicurare all’azienda il pieno controllo del documento
nelle sue diverse fasi di elaborazione e in base alla destinazione finale del flusso; - Estrarre il file XML dai file firmati provenienti da SDI;
- Inoltrare le fatture passive ai sistemi documentali e di conservazione nel formato XML-PA completi di
eventuali allegati.
A CHI SERVE
Dal 1 gennaio 2019 a tutte le aziende.
BENEFICI
- Semplifica la gestione della fatturazione elettronica;
- Riduce i casi di scarto della fattura da parte dello SDI;
- Snellisce la gestione delle comunicazioni con lo SDI;
- Arricchisce le informazioni gestionali utili alla registrazione, in presenza di flussi complementari, (es. Punto di consegna, struttura sconti presenti su flussi EDI, ecc..);
- Semplifica i flussi e le registrazioni in caso di fatturazione InterCompany e con aziende associate.
COME FUNZIONA
Nel ciclo attivo, il sistema gestionale produce la fattura, che e-bill tracking acquisisce nel formato del sistema emittente, eventualmente traducendola in XML. Dopo aver eseguito i controlli di completezza formale per minimizzare gli scarti, la fattura viene inviata allo SDI, in attesa della notifica di esito. Nel caso di anomalie e-bill tracking comunica al gestionale le modifiche da apportare. In caso di esito positivo, la fattura viene inviata ai sistemi contabili, ai sistemi/servizi di gestione documentale e/o al sistema di conservazione. Nel caso sia presente il flusso EDI, e-bill tracking controlla che vi sia corrispondenza tra la fattura e l’EDI, aggiungendo i campi di interesse non presenti sul XML e invia il documento aggiornato e la notifica ai sistemi
contabili e di conservazione.
Nel ciclo passivo, e-bill tracking riceve le fatture XML e le classifica in base al tipo di fattura merci/servizi. Grazie a un set di regole specifiche personalizzate, in funzione dell’anagrafica mittente/destinatario, le fatture vengono consegnate all’ente aziendale deputato alla registrazione di quello specifico tipo di fattura. e-bill tracking permette di gestire le diverse casistiche dei flussi paralleli in funzione delle regole di business. Ad esempio è possibile aspettare la verifica di coerenza XML-EDI prima di inoltrare fattura ai sistemi gestionali. e-bill tracking è in grado di effettuare l’eventuale traduzione in file privat e di inviare la fattura al sistema documentale e/o in conservazione.
CARATTERISTICHE
- e-bill tracking è un servizio cloud attivo 24 ore, 7 giorni su 7;
- È un intermediario accreditato presso lo SDI;
- È integrabile con qualsiasi sistema gestionale;
- e-bill tracking accetta sia il formato XML SDI, sia formati standard EDI o privati;
- Permette l’inserimento manuale della fattura;
- Permette la firma remota o massiva.